Auch in Zeiten von elektronischer Post gelten Briefe weiterhin als die Visitenkarte eines Unternehmens. Deswegen ist es wichtig, dass Briefe hundertprozentig korrekt geschrieben werden – nicht nur inhaltlich, sondern auch formal. Wie lautet die richtige Adresse auf Briefumschlägen und wie adressiere ich einen Geschäftsbrief an Eheleute? Wir verraten es.
Elektronischer Schriftverkehr nicht immer Mittel der Wahl
Glückwunschkarten, Trauerbriefe oder Einladungen: Der klassische Brief ist auch heute noch in vielen Situationen besser angebracht als eine E-Mail. Gerade in unserer schnelllebigen Zeit kann ein „echter“ Brief einen entscheidenden Marktvorteil bringen, weil das Unternehmen dadurch aus der Masse heraussticht. Sogenannte Info-Briefe an Kunden werden deshalb häufig auf postalischem Weg versendet.
Innerhalb der Unternehmensorganisation machen Briefe auf Papier aber mehr Arbeit. Tipp: Dieser Aufwand lässt sich deutlich reduzieren, wenn man beispielsweise Firmen-Stempel oder Adressaufkleber für die Post verwendet.
Die wichtigsten Tipps für den sicheren Schriftverkehr
Die Bearbeitung der geschäftlichen Post und Korrespondenz gehört zu den Hauptaufgaben im Sekretariat. Fehler sollten in der Korrespondenz mit dem Kunden unbedingt vermieden werden, denn sie können fatale Folgen haben.
Wer einen guten Draht zu Kunden und geschäftlichen Partnern halten will, passt gerade bei der Gestaltung und Schreibweise des Anschriftfeldes und der Anrede besonders auf, denn bekanntlich zählt der erste Eindruck doppelt. Wir geben im Folgenden die wichtigsten Tipps, worauf man beim Schriftverkehr achten sollte.
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Herr oder Herrn: Wie ist es richtig?
Deutsche Sprache, schwere Sprache: Ist auf einem Briefkopf nun „Herr“ oder „Herrn“ korrekt? Diese Frage lässt sich leicht beantworten. Es muss „Herrn“ heißen. Dies liegt an der gedanklich vor die Anrede gestellte Präposition „an“. Denn der Brief geht ja „an“ einen Herrn. Weil diese Präposition mit den Akkusativ verlangt (An wen sende ich etwas?), wird das Substantiv „Herr“ zu „Herrn“ dekliniert.
Reihenfolge der Anrede bei Privatpersonen
Geschäftliche Briefe richten sich nicht nur an Geschäftspartner, sondern auch an Privatpersonen, etwa an Kunden, denen Dienstleistungen und Waren in Rechnung gestellt werden. Hier gelten folgende Regeln:
- Anrede des Empfängers (Frau, Herrn, mit Berufsbezeichnung oder Amtsbezeichnung)
- Name plus akademischer Grad (falls vorhanden)
Frau Studienrätin
Dr. Sandra Musterfrau
Richtige Anrede bei Eheleuten und Lebensgemeinschaften
Falls es sich beim Adressaten um ein Ehepaar oder eine Lebensgemeinschaft handelt, wird die Frau an erster Stelle genannt. Damit werden die Namen folgendermaßen adressiert:
Frau und Herrn
Sabine und Michael Musterpaar
Eheleute
Ferdinand und Leonie Musterpaar
Frau und Herrn
Dr. Martina und Harald Musterpaar
Frau Luise Meier-Mustermann
Herrn Dieter Mustermann
Frau Beate Musterfrau
Herrn Benjamin Mustermann
Richtige Anrede bei Amtsträgern oder Führungskräften
Im Arbeitsalltag ergeben sich bei der richtigen Anrede häufig Fragen – vor allem dann, wenn beim Adressaten ein Titel oder eine Berufsbezeichnung genannt werden muss.
Bei Führungskräften eines Unternehmens gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Entweder wird zuerst der Firmenname und anschließend die Berufsbezeichnung oder der Titel genannt oder umgekehrt. In diesem Fall wird zunächst die Führungskraft in ihrer Funktion angesprochen, und danach folgt der Name der Organisation.
Möglichkeit 1:
Musterfirma GmbH
Geschäftsführer
Herrn Kurt Mustermann
Möglichkeit 2:
Geschäftsführer
der Musterfirma GmbH
Herrn Kurt Mustermann
Auch bei Amtsträgern gilt diese Regel:
Möglichkeit 1:
Landrätin
Des Landkreises Musterstadt
Frau Frieda Musterfrau
Möglichkeit 2:
Landrätin
der Gemeinde Musterstadt
Frau Frieda Musterfrau
Professor Doktor oder Prof. Dr.?
Die sogenannte DIN 5008, die die korrekten Ausdrucksformen bei der schriftlichen Korrespondenz regelt, legt fest, wie bei Titeln mit Abkürzungen umgegangen werden sollte. Akademische Titel, wie Professor, Doktor oder Diplom-Ingenieur – so die Empfehlung der DIN 5008 – werden abgekürzt direkt vor den Namen gestellt.
Herrn Prof. Dr. Michael Mustermann
Frau Dr. Michaela Musterfrau
Möglich ist jedoch, bei zwei Titeln (Professor Doktor) aus Höflichkeitsgründen den ersten auszuschreiben. „Doktor“ wird jedoch immer abgekürzt.
Frau Professorin Dr. Katja Musterfrau
Bachelor- und Mastergrade
Allerdings gilt die obige Regel nicht für Bachelor- und Mastergrade. Hier wird der jeweilige Grad immer hinter den Namen gestellt.
Stefan Mustermann B. A.
Klara Musterfrau M.A.
