Moderne virtuelle Datenräume verändern die Art und Weise, wie Informationen geschützt werden, und machen den Schutz Prozess so effektiv wie möglich. Ein virtueller Datenraum, oft einfach als Datenraum bezeichnet, ist ein Online-Repository für kritische oder sensible Geschäftsinformationen. Einfach ausgedrückt handelt es sich um ein sicheres Repository und das moderne Äquivalent eines physischen Raums, in dem gedruckte Kopien von Geschäftsverhandlungen Dokumenten gespeichert werden.
Heutige virtuelle Datenräume erfüllen die gleiche Funktion, erfordern jedoch kein physisches Drucken oder Speichern von Dokumenten, was Zeit, Ressourcen und Platz spart. Mit Verschlüsselungstechnologie und erweiterten Sicherheitsfunktionen sind virtuelle Datenräume außerdem viel sicherer und einfacher zugänglich.
Wofür können multifunktionale virtuelle Datenräume genutzt werden?
Die meisten Leute denken, dass ein virtueller Datenraum für den Due-Diligence-Prozess einer Fusion oder Übernahme genutzt wird. Beide Seiten einer potenziellen Transaktion haben Zugriff auf einen virtuellen Datenraum, in dem Verkäufer die Benutzerrechte des Käufers verwalten können. Das bedeutet, dass vertrauliche Informationen wie Finanzdaten, Patente und Produktentwicklungen kontrolliert, ausgetauscht und besprochen werden. Dies ist natürlich besonders wichtig, wenn eine der Parteien den Abschluss einer Vereinbarung ablehnt, die dazu beitragen würde, die Anzahl der Personen zu begrenzen, die Zugriff auf vertrauliche Informationen haben.
Heutige virtuelle Datenraum-Anbieter dienen jedoch nicht nur der Verwaltung. Die Entwicklung der Technologie und der Trend zur Fernarbeit bedeuten:
- Dass sie zunehmend zur Unterstützung des gesamten Lebenszyklus eines potenziellen Unternehmens eingesetzt werden, einschließlich Verkauf, Mittelbeschaffung und Umstrukturierung;
- Sie erfreuen sich auch großer Beliebtheit, da sie Geschäftsdokumente sicherer speichern und teilen können als E-Mail-Nachrichten.
Moderne virtuelle Datenräume in der Praxis: Zweck und wesentliche Vorteile im Hinblick auf den digitalen Schutz
Virtuelle sicherer Datenraum werden typischerweise zur Verwaltung eines komplexen und manchmal zeitaufwändigen Due-Diligence-Prozesses eingesetzt. Dies geschieht häufig bei Fusions- oder Übernahmeverhandlungen, wenn zwei Parteien wichtige Geschäftsdokumente besprechen, die zu einem zukünftigen Geschäft führen könnten.
Die Verwaltung virtueller Datenräume kann jedoch viel mehr sein als nur Fusionen und Übernahmen. Für Kapital- und Fundraising oder sogar für Insolvenzverfahren ist eine VDR-Lösung erforderlich. In der Praxis ist Due Diligence wichtig bei der Planung oder Analyse einer Geschäftstransaktion, die finanzielle oder rufschädigende Auswirkungen auf beide Transaktionspartner haben kann. Daher können die Arbeitsfunktionen, die den virtuellen Datenraum nutzen, sehr unterschiedlich sein. Zu den typischen Benutzern gehören Manager und Führungskräfte, Sekretäre von Unternehmen oder Geschäftsumgebungen, Compliance-Spezialisten, Finanzanalysten und Rechtsteams. In dieser Liste finden sich auch Unternehmer und Gründer, darunter Startups aus verschiedenen Branchen.
Was passiert im virtuellen Datenraum?
Eine der häufigsten Fragen ist vielleicht, was im Datenraum passiert. Die Antwort ist unklar, da es sich um einen Deal oder ein anderes Projekt handeln könnte. Welche Vorteile bietet die Nutzung des virtuellen Datenraums? Datenräume können Zeit und Ressourcen sparen, die Zusammenarbeit und Kommunikation beschleunigen und natürlich für Sicherheit sorgen. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Vorteile für Organisationen und Verbraucher aufgeführt.
Erhöhte Sicherheit
Da die Telearbeit zunimmt, können Vorstände und Manager auf Technologien zurückgreifen, die über den virtuellen Datenraum hinausgehen, um sensible Informationen und Dokumente zu schützen, wie zum Beispiel:
Die in virtuellen Datenräumen verwendete Verschlüsselungstechnologie ist der herkömmlichen Cloud-Speichertechnologie überlegen und wird häufig von Finanzinstituten verwendet, um Kundendaten vor Cyberangriffen zu schützen.
Administratoren virtueller Datenräume können die Benutzerberechtigungen nach Bedarf individuell ändern, um den Zugriff auf einzelne Dokumente einzuschränken.
Der Inhalt des Datenspeichers wird automatisch gesichert, sodass Unternehmen nie vertrauliche Informationen verlieren.
Der Zugriff auf den virtuellen Datenraum m&a wird durch modernste Authentifizierungsmethoden streng kontrolliert.
Sparen Sie Zeit und Ressourcen mit Lösungen für virtuelle Datenräume
Zu den quantitativen Vorteilen eines virtuellen Datenraums gehören Zeit- und Kosteneinsparungen. Durch die Reduzierung der Ressourcen und der Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche, dem Austausch und der Kommunikation von Informationen verbringen, entlasten sie ihre Zeit und das Unternehmensbudget für eine effizientere Nutzung auf andere Weise. Aufgrund der großen Menge an Dokumenten, die im virtuellen Datenraum gespeichert sind, sind elektronische Downloads wesentlich schneller als der Ausdruck einer großen Anzahl von Papier Exemplaren. Die Verwaltung virtueller Datenräume basiert auf einem intuitiven Dashboard, das speziell für die ordnungsgemäße Überprüfung oder Verwaltung von Abläufen entwickelt wurde und so Zeit bei der Prozessverwaltung spart. Virtuelle Datenräume helfen Unternehmen, finanzielle Kosten wie Druck, Papier, Tinte usw. zu senken. Heutige virtuelle Datenräume sind eine effektive Möglichkeit, mit internen und externen Stakeholdern so produktiv wie möglich zu sein und den Zeitaufwand für E-Mails für Briefe, Online-Meetings und Telefonanrufe zu reduzieren.
Virtuelle Datenräume sind jederzeit und überall verfügbar
Angesichts der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeit ist der sofortige Zugriff auf Dokumente äußerst wichtig. Durch einen virtuellen Datenraum due diligence können Teams aus verschiedenen Ländern, Regionen und Zeitzonen jederzeit auf alle Geschäftsdokumente zugreifen. Fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen im virtuellen Datenraum sorgen dafür, dass Informationen sicher und unter Kontrolle bleiben, egal wo auf sie zugegriffen wird. Am Due-Diligence-Prozess beteiligte Berater und Stakeholder können sicher auf Ihren Datenraum zugreifen. Dies ist besonders nützlich für Rechts- oder Anlageberater, die Erfahrung in Geschäftsverhandlungen haben, aber nicht Teil Ihres Teams sind. Die Wirksamkeit des Verfahrens ist praktisch garantiert. Virtuelle Datenräume können viele wichtige Verwaltungs- und Supportprozesse durchführen. Sie haben Zeit, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren, beispielsweise auf die Erledigung einer bestimmten Aufgabe oder eines Projekts im Allgemeinen.
